Adviseur Informatiebeheer

Hoe ziet sector Bedrijfsvoering er bij VRBN uit?

De sector Bedrijfsvoering bestaat uit diverse domeinen: Personeel & Organisatie, Communicatie, Huisvesting & Materieel, Financiën & Control, Informatisering & Automatisering, Bestuurs- en Managementondersteuning. Deze collega’s ondersteunen de uitvoering van onze primaire processen: Brandweerzorg, Risicobeheersing en Crisisbeheersing & Rampenbestrijding.

Het team Informatiebeheer (IBH) waar deze vacature onder valt is onderdeel van Informatisering & Automatisering.

Wat willen we bereiken?

Met een goede informatievoorziening zorgen we dat VRBN betrouwbaar, betrokken, paraat en deskundig kan zijn, om samen te kunnen werken aan veiligheid. Het verwerken van informatie gebeurt steeds meer digitaal en geautomatiseerd; het gebruik van het digitale archief neemt toe, steeds meer post komt digitaal binnen en ook vergaderen gebeurt steeds meer op basis van een digitale documentstroom.

Goed informatiebeer, archiveren, is een randvoorwaarde voor een open en transparante overheid. Archiveren is meer dan alleen bewaren. Het is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Nu en in de toekomst, voor zo lang als nodig is. Door het groeien van de organisatie, technologische ontwikkelingen en de toename van informatie, is dit werkveld constant in beweging. Informatiebeheer adviseert en ondersteunt bij het digitaliseren en archiveren van documentstromen voor organisatie en bestuur. Dit maakt dat er effectief en efficiënt gewerkt wordt. Enerzijds om werkprocessen optimaal te ondersteunen en anderzijds om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Onze ambitie is om Informatiegestuurd te werken in onze organisatie en met onze netwerkpartners. Voor de implementatie van Informatiegestuurd werken is het programma IGW opgericht. Het programma heeft als doelstelling om de integraliteit, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de informatievoorziening te verbeteren. Zaakgericht werken is één van de pijlers van dit programma. Het resultaat van het deelprogramma Zaakgericht werken beoogd de realisatie van een uniforme werkwijze en omgeving voor zaakgericht werken. Daarbij hoort de invoering van zaakgericht werken organisatiebreed.

Wat verwachten we van jou?

In jouw functie zorg je voor visie op informatiebeheer, onderhoud je het beleid en vertaal je deze naar de praktijk. Je geeft gedegen adviezen aan de organisatie met betrekking tot informatiebeheer.

Samen met de functioneel beheerder zaaksysteem en medewerker Informatiebeheer ben je verantwoordelijk voor een kwalitatief goed georganiseerd en gepositioneerd informatiebeheer binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met de (informatie)adviseurs binnen het team Informatisering & Automatisering, Concerncontrol, en Risk & Audit. Je neemt deel aan diverse (externe) overlegvormen, zoals het Landelijk overleg informatiebeheer VR’s, het samenwerkingsplatform informatiebeheer Veiligheids- en gezondheidsregio’s (SiVGR) en het regio overleg functioneel beheer Join. Daarnaast overleg je informatie gerelateerde wijzigingen of vragen met de archiefinspecteur van de gemeente ‘s-Hertogenbosch.

Op dit moment maakt VRBN gebruik van de applicatie Join voor Zaakgericht Werken. Deze applicatie ondersteunt diverse bedrijfsprocessen en wordt dagelijks door veel medewerkers van VRBN gebruikt. Om de (gebruikers van) lopende processen optimaal te kunnen ondersteunen, te kunnen monitoren en om te borgen dat de ingerichte processen op de juiste manier worden gebruikt en daarmee ook het archiveren van de documenten op de juiste manier plaatsvindt, is het belangrijk om hier vanuit jouw rol als Adviseur Informatiebeheer op toe te zien.

Als uitkomst van het deelprogramma Zaakgericht werken stapt VRBN dit jaar over naar een nieuw Zaaksysteem. Dit zorgt voor leuke nieuwe uitdagingen. Wij verwachten dat jij hierin een belangrijke bijdrage gaat leveren. Verder is het team Informatiebeheer (IBH) gestart met de implementatie van VIND-IM. Deze oplossing gaat onze organisatie helpen om op basis van processen te kijken naar de organisatie brede en -overstijgende informatie- en documentstromen Graag gebruiken wij jouw kennis en kunde t.b.v. een goede implementatie.

Wat ga je doen?

• Je stelt beleid op en stelt beleid bij t.a.v. Zaakgericht werken en documentmanagement op basis van de wettelijke verplichtingen waar we aan moeten voldoen;
• Je onderhoudt de relatie met de archiefinspecteur, begeleidt het archieftoezicht en de inspectietaken en zorgt voor opvolging aan de actie uit het inspectierapport;
• Je verzorgt de stukken voor het SIO (Strategisch Informatie Overleg) en de daaropvolgende procesgang langs MT’s en Algemeen Bestuur
• Je adviseert over het inrichten en onderhouden van de processen digitale documentaire informatiehuishouding;
• Je levert een pro-actieve bijdrage aan de projecten op het gebied van documentaire informatiehuishouding;
• Je onderhoudt samen met de functioneel beheerder en applicatie-eigenaar van het documentmanagementsysteem en de contacten met externe leveranciers;
• Je evalueert werkprocessen en stelt proactief aanpassing van de bedijfsapplicatie(s) m.b.t. Zaakgericht werken voor;
• Je genereert operationele en managementgegevens

Wat neem je mee?

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding op het gebied van bestuurlijke informatiekunde of informatiebeheer, zoals bijv.  SOD 2, LARM of LRM;
• Je hebt ervaring met informatiebeheer bij de Overheid en het werken met zaakgerichte applicaties;
• Je hebt ervaring met de overgang van analoog naar digitaal informatiebeheer (digitalisering/vervanging);
• Je hebt ervaring met het opstellen en implementeren van beleid op het vakgebied informatiebeheer/DIV;
• Je hebt ervaring met het werken met en beheren van een DMS/RMA;
• Je hebt actuele kennis van de ontwikkelingen in het vakgebied informatiebeheer/DIV;
• Je hebt specialistische expertise, maar ook oog voor het overkoepelende organisatiebelang;
• Je bent klantgericht, sociaal vaardig en soepel in omgang;
• Je bent ondernemend en initiatiefrijk en legt de verantwoordelijkheid waar die hoort.
• Je bent in staat zelfstandig te werken maar kunt daarnaast ook goed in teamverband werken;
• Je bent in staat om het overzicht te bewaren;
• Je bent klantgericht, sociaal vaardig en soepel in omgang;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.

Een pré is het wanneer je…

• Ervaring hebt met de applicaties JOIN, iNavigator, iBabs, Sharepoint en/of andere zaaksystemen
• Kennis hebt van de Brandweer, crisisbeheersingsorganisaties, het veiligheidsdomein en/of de veiligheidsregio in algemene zin.

Wat bieden we jou?

• De kans om jouw steentje bij te kunnen dragen aan de maatschappij. Met jouw inzet ondersteun je de Brandweerzorg, Risicobeheersing en Crisisbeheersing & Rampenbestrijding;
• Een uitdagende en leuke functie waarbij veel ruimte is voor eigen ontwikkeling;
• Een heel prettig team waar je onderdeel van uit mag gaan maken waarin het uitgangspunt “Samenwerken aan Veiligheid” hoog in het vaandel staat;
• Aanstelling vindt plaats voor een proefperiode van één jaar met de intentie (bij goed functioneren en na evaluatie van de functie) om dit naar onbepaalde tijd om te zetten. Dit geldt niet voor kandidaten die reeds een vaste aanstelling hebben binnen VRBN.
• De functie is gewaardeerd in functieschaal 10 met een brutosalaris tussen de € 3.365 en € 5.034 bruto per maand (peildatum 2 januari 2023) bij 36 uur per week. Afhankelijk van opleiding en werkervaring kan een aanloopschaal worden gehanteerd.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een vrij besteedbaar budget (IKB): 18,63% van je salaris, dat je kunt benutten voor extra inkomen, verlofuren of opleidingskosten.
• Goede pensioenregeling en deelname aan een collectieve zorgverzekering.
• Ruime opleidingsmogelijkheden en aandacht voor kennisdeling
• De mogelijkheid om uren en werklocatie flexibel in te delen.

Vervolgprocedure

De vacature wordt zowel intern als extern opengesteld.

Nieuwsgierig geworden?

Meer informatie over de inhoud van de functie, over de procedure en/of arbeidsvoorwaardelijke aspecten kun je verkrijgen bij Ellen Leenhouts-Koenen, Teamleider Bedrijfsvoering (088-0208208).

Wil je reageren?

Stuur uiterlijk 8 september aanstaande een sollicitatiebrief met motivatie en je CV naar Veiligheidsregio Brabant-Noord via de website werkeninnoordoostbrabant.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen we niet op prijs.