Managementassistent Algemeen Directeur

 

Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij helpen mensen in nood, motiveren mensen om zelfredzaam te zijn en dragen bij aan het wegnemen van onveilige situaties. Elke dag weer, en steeds beter. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Ons team van Bestuurlijke en Juridische Zaken van de Stafafdeling Bestuur & Control is op zoek naar een collega:

Managementassistent Algemeen Directeur

36 uur per week (1 fte)

Ben jij een georganiseerde duizendpoot die complexe uitdagingen met een glimlach op het gezicht aanpakt? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Wat ga je doen?
Je bent het aanspreekpunt voor de algemeen directeur in de politiek-bestuurlijke omgeving waarin de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) opereert. Hierin heb je te maken met bestuurders op regionaal en landelijk niveau. In je werk heb je contact met bestuurssecretariaten, met het secretariaat commissaris van de Koning, het bestuurssecretariaat van het Veiligheidsberaad, secretariaten van ministeries e.d. 

  • Je biedt secretariële, administratieve en managementondersteuning aan de algemeen directeur van de VRU;
  • Je houdt je bezig met complex agendabeheer, organiseren van (online) overlegmomenten en telefoon- en emailafhandeling. Daarbij zorg je dat de algemeen directeur over de benodigde vergaderstukken beschikt en plan je, in afstemming met de algemeen directeur, voor voldoende leestijd in.
  • Je bent in- en extern aanspreekpunt ten behoeve van de directie en de bestuurssecretariaten;
    - Je beantwoordt vragen van bestuurders en algemeen directeur met betrekking tot de bestuursvergaderingen;
    - Je ondersteunt bij facilitaire zaken voor de algemeen directeur en bestuursleden;
  • Je werkt nauw samen met de directiesecretaris van de algemeen directeur en ondersteunt bij de voorbereiding van de (directie-, bestuurs)vergaderingen, zoals het registreren en acteren op aan- en afmeldingen, verzamelen van stukken, verzending stukken, organisatie van locatie, catering en overige logistieke zaken;
  • Je werkt desgevraagd briefconcepten, presentaties, notulen en actielijsten uit;
  • Je werkt nauw samen met de managementassistenten van de directeuren binnen de VRU over bijvoorbeeld agenda afstemming voor de verschillende directies;
  • Je vervangt, indien nodig, de managementassistent van het stafhoofd Bestuur & Control.  

Ben jij dat?

  • Je beschikt over meerdere jaren relevante werkervaring in de functie van managementassistent op directie- of bestuursniveau;
  • Je weet hoe je een directeur of bestuurder kunt ontzorgen;
  • Je bent resultaatgericht, en deelt noodzakelijke kennis rond lopende zaken ten behoeve van het resultaat;
  • Je bent omgevingsbewust, en hebt ervaring met werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
  • Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen en je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie;
  • Je werkt gestructureerd en houdt het overzicht en je kunt snel schakelen; 
  • Je bent een teamplayer;
  • Je bent stress bestendig;
  • Je heb goede digitale vaardigheden, hebt ervaring met werken in een digitale omgeving en hebt affiniteit ondersteunende systemen;
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
  • Je bent 36 uur verdeeld over vijf werkdagen beschikbaar;
  • Je hebt MBO++ werk- en denkniveau. 

Waar ga je werken?
Je gaat werken bij het onderdeel Bestuurlijke en Juridische zaken bij de Stafafdeling Bestuur & Control. De stafafdeling adviseert over bestuurlijke aangelegenheden alsook extern netwerkmanagement, juridische kwaliteitszorg, communicatie, uitvoering van de planning en control cyclus, en biedt bestuurlijke ondersteuning van de algemeen directeur. Je voert het werk uit vanuit het directiesecretariaat. Hierin werk je nauw samen met de managementassistent van het hoofd stafafdeling, de administratieve ondersteuner van bestuurlijke zaken en de directiesecretaris van de algemeen directeur. De werkplek is de Archimedeslaan 6 in Utrecht. Op dit moment werken een aantal functies volledig vanuit huis in verband met de maatregelen met betrekking tot COVID-19. Voor de functie van managementassistent is werken op de kantoorlocatie deels noodzakelijk. 

Wij bieden je..
Een interessante en dynamische functie in een omgeving met fijne collega’s en een interessant werkveld. De functie is ingedeeld in schaal 8 (minimaal € 2.484,- tot maximaal € 3.591,- bruto per maand) voor 36 uur per week. Inschaling is afhankelijk van jouw kennis en werkervaring. De VRU biedt je goede arbeidsvoorwaarden, waaronder een Individueel Keuze Budget (IKB), een budget waarmee je jouw arbeidsvoorwaarden kunt inzetten op bijvoorbeeld het inkopen van verlofuren of het volgen van een opleiding. Daarnaast heb je 165,6 uur verlof op jaarbasis van een 36-urige werkweek. Verder kun je gebruik maken van een ziektekostenverzekering met collectieve korting bij IZA, Menzis en CZ. 

Informatie en sollicitatie
Spreekt deze vacature jou aan? Ga naar ons vacatureplatform en voeg je brief en cv toe. Je sollicitatie en cv dienen uiterlijk binnen te zijn op 12 mei 2021.

Wil je meer weten over de functie? Neem contact op met mevrouw Inge van Elderen-Verhoeven, Teamleider Bestuurlijke en Juridische zaken via e-mailadres: i.van.elderen@vru.nl of via telefoonnummer 088-8783662. Kijk voor informatie over onze organisatie op intranet en onze website.

In verband met de huidige situatie rondom Covid-19 zal het werving- en selectietraject er anders uitzien dan dat je wellicht gewend bent. Je wordt nader geïnformeerd over de wijze van invulling van deze vacature.  

Goed om te weten
Veiligheidsregio Utrecht werft mensen met de beste capaciteiten en laat zich niet leiden door culturele achtergrond, fysieke of mentale beperking, genderidentiteit, geloofsovertuiging, geaardheid of leeftijd. Veiligheidsregio Utrecht is op zoek naar mensen met talent.

Door te solliciteren geef je de VRU toestemming voor het verwerken van jouw gegevens. In onze privacyverklaring staat hoe wij zorgen dat jouw gegevens veilig en gericht verwerkt worden. 

 
Utrecht
Archimedeslaan 6
3584 BA Utrecht
088-8781000

Delen