“We toetsen of de capaciteit van de horeca en tenten toereikend is voor het aantal bezoekers dat ze verwachten”, vertelt Arjan. “In de gebruiksmelding van iedere horeca staat hoeveel personen er maximaal naar binnen kunnen. Bij het vergroten van de gelegenheid door middel van een tent, toetsen we of de gewenste capaciteit haalbaar is op basis van bijvoorbeeld de netto vloercapaciteit en het aantal nooduitgangen.”

De vluchtveiligheid is erg belangrijk

“Ook toetsen we op de bereikbaarheid, brandveiligheid en zelfredzaamheid. Hoe verwacht de horeca de in- en uitloop te monitoren? Ook is de vluchtveiligheid erg belangrijk. De horeca maakt een plan en ik toets of ze voldoen aan de indieningsvereisten en de uitvoetbaarheid van de plannen. Het plan moet namelijk geborgd worden. We kijken naar het geheel. Versieringen moeten voldoen aan de normeringen die gelden voor brandvertraging. Staan de horecaverruimende tenten goed opgesteld, zodat ze geen vluchtroutes blokkeren? En lopen oorspronkelijke vluchtroutes uit een gebouw direct door in de aangebouwde tent naar de daarbij behorende nooduitgang? De activiteiten van de ene horecaondernemer hebben soms direct gevolg voor de activiteiten van de ander. Als er onvoldoende vluchtcapaciteit is, dan moeten er aanvullende maatregelen komen. Als adviseur geef ik dan advies aan de gemeente Hengelo, de vergunningverlener voor dit evenement.”

De uiteindelijke toezichthouder op zo’n evenement is de gemeente. Zij zien er op toe dat de vergunningsvoorwaarden worden nageleefd. Op verzoek van de gemeente nemen de hulpdiensten op 24 december zelf deel aan de multidisciplinaire schouw. “In de categorie A, B en C evenementen is Kerstmiddag een C evenement, de hoogste categorie. Zo’n event behandelen we altijd multidisciplinair. Dat betekent dat brandweer, GHOR, politie, gemeente en de organisatie in september al met elkaar om tafel gaan voor een goed draaiboek”, vertelt Arjan.

Kerstmiddag is één geheel

“De horecaondernemers zijn als eerste aan zet voor het ontwikkelen van een goed plan en de uitvoerbaarheid ervan. Samen creëren we vervolgens het overkoepelende veiligheidsplan. In dit plan staan maatregelen voor calamiteiten en ontruimingen. Alle horeca is verplicht zich hieraan te houden. Gaat er één horeca dicht door een incident, dan geldt dat voor alle kroegen. Kerstmiddag wordt namelijk gezien als geheel.” Tijdens zo’n dag wordt niet alleen gekeken naar Kerstmiddag zelf. “Nee, Kerstmiddag valt bijvoorbeeld samen met de ijsbaan in de binnenstad”, legt Arjan uit. “De ijsbaan heeft ook invloed op de bereikbaarheid van het stadskantoor. Er ligt een grote verantwoordelijkheid bij de ijsbaan om de aanrijroute voor de hulpdiensten vrij te houden. De adviezen die we geven over het vrijhouden van vijf meter doorgang moeten worden opgevolgd, alleen zo houden we Hengelo veilig.”

Een spannende dag

“Op de dag zelf is het altijd wel een beetje spannend. Je bent druk geweest met de voorbereidingen en hoopt natuurlijk van harte dat alles voorspoedig verloopt. Ik hoorde al dat de kaarten voor alle horeca binnen no-time waren uitverkocht. Dus het belooft druk te worden in de binnenstad. Toch is de kaartverkoop natuurlijk al een mooi meetmoment. Meer mensen dan het aantal kaarten, kunnen er gewoon niet naar binnen. We hebben de laatste jaren geïnvesteerd in het belang dat er niet teveel mensen binnen zijn. Dat lijkt nu aardig te zijn gelukt.”

Arjan is voor de decembermaand bijna klaar, maar het volgende vraagstuk dient zich weer aan: “Op de schouw op 24 december na, zitten de kerstwerkzaamheden er voor mij eigenlijk weer op. Ik zit al met m’n hoofd in de carnaval. De Grote Twentse Carnavalsoptocht in Oldenzaal staat op de lijst! Net als andere grotere en kleinere evenementen in één van de andere acht gemeenten waarvoor ik advies geef. Er zijn evenementen genoeg! Voor nu wens ik iedereen fijne feestdagen!”