Informatie Coach digitaal werken/DMS beheerder

Wij zijn op zoek naar een Informatie Coach digitaal werken annex beheerder van ons DMS. Een collega die de kwaliteit van de informatiehuishouding continue wil verbeteren. Creatief is in het zoeken naar de juiste en meest praktische oplossing. En hierover graag in gesprek gaat met collega’s en klanten? In deze functie is je standplaats Breda, maar er wordt ook van je verwacht dat je op andere locaties werkt.

Veiligheidsregio Midden en West-Brabant werkt hecht samen met hulpverleners, bestuurders, ondernemers en inwoners aan een veilige samenleving. We houden risico’s voorspelbaar en hanteerbaar door de samenleving erop voor te bereiden, de juiste middelen in te zetten en bij te dragen aan herstel. Dit doen wij samen met onze collega hulpverleningsdiensten & gemeenten, veiligheidspartners, 500 beroepskrachten en 1.800 vrijwillig brandweercollega’s voor 24 Midden- en West-Brabantse gemeenten en 1,2 miljoen inwoners.

Je Team

De afdeling ontwikkelt en organiseert een effectieve organisatie-brede informatievoorziening en ondersteunt daarmee de visie van de regio; ‘Samenwerken aan veiligheid en veerkracht’. We hebben de activiteiten ondergebracht in drie thema’s: operationele informatievoorziening, informatiegestuurde veiligheid en slimmer samenwerken. In het bijzonder besteden wij de komende jaren aandacht aan:

  • Data Science: het verzamelen, veredelen en analyseren van (GEO) data naar ondersteunende en voorspellende informatie
  • Het beveiligen van (big) data, gegevens en informatie
  • Van hardware beheer naar cloud beheer
  • Innoveren met Informatie & Technologie (VR / AR, Internet of Things en Robotisering).

Het team informatisering bestaat uit 12 medewerkers (incl. Documentaire Informatie Voorziening) en valt onder de sector Mens & Bedrijfsvoering.

Je werk

De komende jaren zijn er veel ontwikkelingen op het gebied van digitaal werken en het beheer van de bijbehorende applicaties. Onze organisatie maakt een verandering door, waarbij we onder meer van traditioneel DMS naar digitaal werken gaan met een DMS gebaseerd op SharePoint Online. Je maakt deel uit van het Team Informatisering en werkt nauw samen met de collega’s van het competence center Office 365 en met collega-beheerders van de andere bronsystemen.

Wat doe je als Informatie Coach...

Als Informatie Coach, ofwel I-Coach stimuleer jij het digitaal werken met het nieuwe, op SharePoint gebaseerde DMS in onze organisatie. Je stemt werkprocessen af met het betreffende organisatieonderdeel, maakt nieuwe medewerkers wegwijs in het systeem en adviseert gebruikers rondom het registreren en archiveren van documenten en dossiers. Je werkt vanuit de overtuiging dat archiefwaardige documenten keurig in een RMA terecht moeten komen en kunt de collega’s helpen bij het toepassen van dit principe.
… en als DMS beheerder?
Jij kunt het DMS inrichten aan de hand van de afgestemde werkprocessen, en bent bekend met verschillende documenttypen, metadata, verjaringstermijnen en de selectielijst VNG 2017 die toegepast worden. Je actualiseert het beleidsplan Documentaire Informatievoorziening op basis van nieuwe ontwikkelingen en hebt een visie rondom substitutie. Je vindt het interessant om in landelijke overleggen rondom digitaal werken aan te sluiten. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor de archiefinspecteur en voer je de verbeterpunten uit, die in de KPI-rapporten staan.

Je collega’s zien jou overal in de organisatie:

  • Op het gebied van DMS-beheer en documentaire informatievoorziening ken je de belangen van de organisatie en weet deze te vertalen naar de werkvloer;
  • Je geeft adviezen en draagt oplossingen aan die passen binnen het kader dat door de organisatie is gesteld;
  • Je kunt de wensen van een afdeling goed helder krijgen en signaleert op tijd eventuele problemen;
  • Je bent samenwerkingsgericht, zichtbaar in de organisatie en maakt verbinding met je collega’s.

Wij vragen

  • HBO werk- en denkniveau
  • diploma SOD II of vergelijkbaar
  • minimaal 3 jaar relevante werkervaring, waarbij het creëren van draagvlak voor digitaal werken onderdeel is geweest
  • je kent alle ins en outs van SharePoint en Office 365; ervaring met functioneel beheer van een DMS, bij voorkeur gebaseerd op SharePoint Online, is een voorwaarde
  • kennis van BiSL en de referentie architectuur van de Veiligheidsregio’s, de VeRA is een pré
  • 32 – 36 uur per week beschikbaar
  • affiniteit met hulpverleningsdiensten als brandweer, ambulance en politie

Wij bieden

Je werkomgeving is boeiend, uitdagend en dynamisch.
Daarbinnen bieden we je goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden aan zoals:

  • Je aanstelling is tijdelijk voor 1 jaar (eindigt van rechtswege). Bij ongewijzigd beleid zal de functie een structurele invulling krijgen;
  • Een bruto salaris tussen de € 2.702,- en € 3.968,- bruto per maand (schaal 9 CAR-UWO) bij een 36-urige werkweek;
  • Een Individueel Keuze Budget (van 17,05% van je bruto salaris) dat je kunt laten uitbetalen of kunt inzetten voor flexibele arbeidsvoorwaarden zoals extra pensioen, fiscale uitruil woon-werkverkeer, studiekosten, aanschaf fiets, of extra vakantie-uren;
  • VRMWB vergoedt je zakelijke dienstreizen, echter niet je woon-werkverkeer.
  • Een goede pensioenregeling en deelname aan een collectieve ziektekostenverzekering.
  • Tijd- en plaats onafhankelijk kunnen werken

Ben je geïnteresseerd in deze functie?

Solliciteer dan uiterlijk voor 24 februari 2020 via www.vrmwb.nl/vacatures. De sollicitatiegesprekken zijn, in overleg, gepland in week 11 (9 en 11 maart) en week 12 (17 maart).

Wil je meer weten over deze functie?

Neem dan contact op met Gerard Palma, Afdelingshoofd Informatisering via het e-mailadres: Gerard.Palma@vrmwb.nl of telnr. 06 515 87 027.

Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant
Doornboslaan 225
4816 CZ Breda
088 22 50 000

Delen