Facilitair Bedrijf
Galwin 3
1046 AW Amsterdam
1046 AW Amsterdam
Secretaresse Facilitaire Ondersteuning
Brandweer Amsterdam-Amstelland zoekt:
Secretaresse Facilitaire Ondersteuning (v/m) 36 uur per week
Locatie: Kazerne Willem en/of Pier Afrika
Werken bij Brandweer Amsterdam-Amstelland
Ons werk stopt nooit. Dag in, dag uit staan wij klaar om te beschermen wat waardevol is. Wij bestrijden brand, redden levens en verlenen hulp bij ongevallen. Liever nog zijn we problemen een stap voor. Daarom zetten we ons in voor preventie en geven we voorlichting en advies.
Ons werk is divers, geen dag is hetzelfde. Net als de mensen die bij ons werken. Zo dragen niet alle brandweermensen een helm en vuurwerende kleding. Van communicatiemedewerker tot monteur, van controller tot P&O-adviseur: wij zijn allemaal Brandweer Amsterdam-Amstelland. Iedereen draagt vanuit de eigen expertise bij aan het functioneren van deze organisatie. Zowel fulltime als parttime.
Ons werk is dynamisch en veeleisend. We staan klaar voor anderen, maar ook voor elkaar. Met een goed advies, of juist een enthousiast idee. We denken niet in hokjes, maar vinden het belangrijk dat iedereen zich binnen de brandweer op zijn gemak voelt. Een prettige werkomgeving is immers een goede stimulans om het beste uit jezelf te halen.
Facilitaire Ondersteuning
De afdeling Facilitaire Ondersteuning (FO) bestaat uit een team van 46 medewerkers. FO draagt zorg voor advies, ten behoeve van alle inkopen en is verantwoordelijk voor alle aanschaf, voorraden en beheer rondom vastgoed, voertuigen en materieel voor Brandweer Amsterdam - Amstelland.
FO bestaat uit 6 bureaus, Inkoop en Projecten, Vastgoed, Servicedesk, Materieel, Logistiek Centrum en Persoonlijke Beschermingsmiddelen Werkplaats. De inbreng van FO dient te resulteren in betrouwbare informatie en een effectieve ondersteuning van strategische beleidskeuzes en optimale en transparante bedrijfsvoering.
De secretaresse is gepositioneerd binnen het bureau servicedesk. Het hoofddeel van de werkzaamheden van de secretaresse is het ondersteunen van de afdeling bij het maken van afspraken, verslaglegging en archivering van stukken ten behoeve van het Management en projecten. En alle voorkomende werkzaamheden van de servicedesk.
Wat ga je doen?
- Beheren van de agenda’s, het regelen van afspraken en het bewaken van de voortgang van actiepunten
- Voorbereiden van vergaderingen en het opstellen van besluiten-/ actielijsten en rapportages
- Bewaken van de voortgang en actiepunten
- Verzorgen van de correspondentie
- Servicedesk gerelateerde werkzaamheden, zijnde het bewaken van het telefoonverkeer, aannemen van boodschappen, verstrekken van algemene informatie en ontvangen van bezoekers
- Archiveren, controleren en bijhouden van dossiers en werkdossiers
- Planning bijhouden en het bewaken van procedures
- Bijhouden van diverse administraties c.q. registraties
- Verstrekken van gegevens en overzichten uit de administratie
- Bestellen van kantoorbenodigdheden
Wat vragen wij?
- Afgeronde secretaresseopleiding op minimaal Mbo-niveau 3;
- Ervaring in Administratief-Secretariële ondersteuning;
- Kennis van en ervaring met MS-office;
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Ervaring met notuleren;
- In bezit van rijbewijs B;
- In het bezit van diploma Manschap A is een pré.
Competenties
- Accuratesse, doortastendheid
- Goede contactuele vaardigheden
- Integer
- Flexibele en klantvriendelijke instelling
- Stressbestendig
Salaris
De inschaling vindt plaats op basis van leeftijd, opleiding en relevante ervaring, maximaal €3.083,- (salarisschaal 7) op basis van een 36-urige werkweek. Je kan rekenen op aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB bedraagt 17,05 % van je brutosalaris. Hiermee kun je keuzes maken die passen bij jouw wensen en doelen. Je ontvangt reiskosten op basis van het aantal kilometers met een max. van 30 km enkele reis. Op basis van een 36-urige werkweek krijg je 144 uur verlof. Maandelijks ontvang je een bijdrage in de ziektekostenverzekering. Verder kun je gebruik maken van de sportfaciliteiten binnen onze organisatie.
Inlichting
Voor meer informatie kun je contact opnemen met Bertus Bosman (Manager Bureau Beheer), telefoonnummer: 020-555 6090. Voor vragen met betrekking tot de selectieprocedure kun je contact opnemen met Ashwin Charan (P&O Adviseur), telefoonnummer 06-15057484.
Solliciteren
Heb je interesse in de functie? Solliciteren kan vóór 18 november 2019. Stuur je CV en motivatiebrief naar solliciteren@brandweeraa.nl.
Brandweer Amsterdam-Amstelland staat midden in de samenleving. Daarom zetten wij in op meer diversiteit binnen teams. Divers samengestelde teams presteren beter. We werken hard aan een open cultuur met ruimte voor ieders unieke talent. Voor ons is diversiteit meer dan alleen de zichtbare verschillen tussen mensen. Diversiteit zit ook in de verschillende kwaliteiten van mensen, in de manier van werken en de manier van denken. Ons streven is dat onze organisatie een afspiegeling is van de samenleving met al haar verschillen.