Voorbereiding

Evenementen zijn er in alle soorten en maten. Dat heeft gevolgen voor de voorbereidingen die moeten worden getroffen. Hoe groter het evenement, hoe meer contact er zal zijn tussen de (particuliere) organisator en andere partijen. De Leidraad Veiligheid publieksevenementen besteedt daarom ook aandacht aan het gemeentelijk evenementen- en vergunningenbeleid, de plannen en draaiboeken voor het evenement en controle en handhaving.

Evenementenbeleid

Bijna elke gemeente in Nederland heeft per jaar meerdere evenementen op haar grondgebied. Op een evenementenkalender kan precies bijgehouden worden welke evenementen (inclusief omvang) op welke dagen van het jaar georganiseerd worden. Zo is het mogelijk rekening te houden met de organisatorische draagkracht van de gemeente en de hulpverleningsdiensten. En bijvoorbeeld ook met de uitvoering van grootschalige publieke (infrastructurele) werken. De tendens bestaat om (ook) een regionale evenementenkalender te maken. Zo is eenvoudig te zien of er voldoende capaciteit bij de hulpverleningsdiensten beschikbaar is op een bepaald moment. De brandweer, politie en geneeskundige dienst opereren immers niet uitsluitend op gemeentelijk niveau.

Plannen en draaiboeken

Bij de meer complexe evenementen zijn er soms meerdere partijen die van de organisator een plan vragen. De organisator maakt dan vaak maar één document. Het gevaar hiervan is dat sommige aspecten van een evenement niet worden uitgewerkt. Spreek daarom in een vroeg stadium af:

welke plannen/documenten onder verantwoordelijkheid van de organisator vallen en voor externe partijen toegankelijk zijn
wat de inhoud per plan/document moet zijn
aan welke eisen de uitwerking moet voldoen.

Gaat het over aspecten waarvoor de organisator, hulpverleningsdiensten en/of de gemeente moeten samenwerken? Dan is het zinvol gezamenlijke paragrafen te maken. Zeker afspraken over algehele leiding en coördinatie moeten niet versnipperd zijn over meerdere documenten. Hetzelfde geldt voor kaartmateriaal over de verkeersroutes, looproutes, calamiteitenroutes, bebording en personeelspositionering.

Plan op maat

Juist omdat evenementen zo verschillend zijn, bestaat er geen blauwdruk voor het nemen van veiligheidsmaatregelen. Voor elk evenement is een plan op maat nodig. Een handig hulpmiddel hierbij is de Leidraad Veiligheid publieksevenementen. De Leidraad bestaat uit een overzicht van wet- en regelgeving (deel I) en een methode voor het uitvoeren van een risicoanalyse (deel II). Vervolgens kunt u daarop de nodige (voorzorgs)maatregelen afstemmen. En vaststellen welke partij waarvoor verantwoordelijk is. Op onze website vindt u een aantal hoofdpunten. Voor meer gedetailleerde informatie verwijzen we naar de Leidraad zelf.

Controle en handhaving

Bij een gemeentelijk evenementenbeleid horen duidelijke politiek-bestuurlijke keuzes over het gewenste veiligheidsniveau bij evenementen. Dit moet dan ook gecontroleerd en gehandhaafd worden. Hierbij werken de verschillende toezichthoudende diensten, zoals Bouw- en Woningtoezicht, de milieudienst, de brandweer en de politie meestal nauw samen.